Et si l'on vous disait que vous pouviez augmenter votre productivité RP de 34% ? 📈✨
Les équipes commerciales efficaces utilisent toutes un bon logiciel de gestion de la relation client (CRM) pour la gestion de leurs activités.
Il n'y a pas de raisons que de tels bénéfices ne puissent pas s'appliquer aux professionnels des relations médias et des affaires publiques.
On observe en effet que la mise en place d'un logiciel CRM permet en moyenne :
• jusqu'à 34% de gains de productivité (Source : Trackvia)
• réduire le temps d’accès à l’information de 10% (Source : Forrester).
C'est peut-être le bon moment pour challenger vos process vous ne croyez pas ?
De la sélection des contacts journalistes et influenceurs les plus pertinents à l’analyse des retombées, en passant par la création et la diffusion des messages ou l’organisation d'événements presse, l’efficacité d’une campagne de RP repose sur de nombreuses actions qui doivent toutes être parfaitement réalisées et suivies.
La gestion opérationnelle des activités RP peut être extrêmement chronophage pour les agences ou départements communication.
Plusieurs outils sont bien souvent employés et ils ne communiquent pas forcément entre eux.
La mise en place d'un logiciel CRM permet de :
- rationaliser un grand nombre de tâches, en gérant tout dans un même environnement homogène ;
- tirer profit de toutes les informations, afin d'optimiser les process et la relation avec vos journalistes et vos médias.
Balayons les principaux bénéfices que l'utilisation d'un logiciel RP peut concrètement vous apporter.
1. Mieux maîtriser les sollicitations journalistes
D'un point de vue général, l'utilisation d'un logiciel RP pour gérer l'ensemble de vos relations médias permet d'obtenir une meilleure visibilité sur les process, et d’identifier les points bloquants qui pourraient exister dans l'approche des journalistes : quels sont ceux qui répondent le mieux à vos sollicitations ? Dans quels types de médias ? Sur quelles thématiques ou avec quel angle obtenez-vous de meilleures opportunités médias ? Quels sont les types de contenus qui performent le mieux ?...
Vous pouvez ainsi adapter en temps réel vos sollicitations et identifier des bonnes pratiques à réitérer.
D'un point de vue plus particulier, cela vous permet d’étudier précisément le déroulé d'une campagne RP donnée, de prioriser vos relances sur les opportunités médiatiques les plus prometteuses, et que chaque attaché de presse ait une vision claire des tâches à réaliser pour convertir les opportunités créées en retombées média.
Dans une optique d'amélioration continue des process et de la performance de vos équipes, c'est indispensable d'identifier précisément les leviers de conversion qui vous permettent de passer de l'étape "Envoi du communiqué de presse" à "Relance", puis "Journaliste intéressé", et enfin "Parution prévue".
Des points de friction peuvent exister à chacune de ces étapes, comme un mauvais ciblage ou des difficultés d'identification des thématiques couvertes par le journaliste par exemple. Cela a pour conséquence d'avoir des mauvais taux d'ouverture des CP. Peut-être avez-vous en amont des contacts avec des adresses mal qualifiées et donc des mails non délivrés ou de trop nombreux passages en spam. Les données statistiques de tracking sur vos diffusions sont un atout considérable dans Augure.
Identifier clairement ces points bloquants permet de les résoudre plus facilement. Vous saurez précisément sur quelles étapes de vos campagnes RP porter vos efforts.
Vous pouvez ainsi systématiser plus facilement les bonnes pratiques pour gagner en efficacité, en performance, et en motivation pour vos équipes.
2. Mieux engager vos contacts et diffuser vos messages
Dans le domaine des RP, la segmentation est essentielle pour diffuser le bon message aux bonnes personnes, au bon moment. C'est cette combinaison qui créée la pertinence et le bon momentum.
Il vous faut être capable d'identifier précisément les contacts presse et influenceurs les plus pertinents en fonction de vos cibles, et de vos sujets. Cela passe par des capacités de ciblage précises pour la création et la mise à jour de vos listes de presse, ainsi que par l'enrichissement de vos contacts journalistes avec les informations de qualification que vous récoltez sur le terrain et qui permettent d'affiner les thématiques et sujets réellement traités par le journaliste. Cela vous permet d'aller au-delà de la nomenclature générique des fournisseurs de bases de données.
Mais pour mieux communiquer avec les journalistes, il faut aussi bien les connaître. Leurs centres d’intérêt, leur agenda, la manière dont ils répondent aux différents canaux ou aux différents types de communiqués. Certains participent volontiers aux conférences, d’autres préfèrent les interviews exclusives. Ces informations sont précieuses pour s’adresser à chacun de la manière la plus efficace et la plus pertinente. C'est pourquoi Augure permet de gérer et suivre le relationnel avec les journalistes précisément.
Un logiciel RP vous permet de regrouper ces informations et ces commentaires détaillés pour les attacher à chacun de vos contacts, sur sa fiche individuelle. Vous pouvez ensuite exploiter et recouper ces informations pour constituer des listes précises et personnaliser votre approche des journalistes pour plus de pertinence.
3. Mieux maîtriser le relationnel avec les journalistes
C’est un avantage d'un outil RP absolument énorme, qui n'est pourtant pas toujours suffisamment exploité. Le logiciel CRM permet à tous ceux qui ont une interaction avec un journaliste (y compris des interactions plus informelles) d’avoir accès à toutes les informations importantes sur ce contact.
Vous constituez au fil de l'eau dans votre logiciel un historique des échanges, des communiqués de presse envoyés, des événements auxquels le journaliste a été invité et est-ce qu'il était présent ou non, des parutions...
Le CRM RP devient l'endroit où renseigner des informations essentielles en pratique, comme la mention d'un assistant ou des préférences rédactionnelles par exemple.
Les échanges spontanés sont grandement facilités, puisqu'il suffit de rechercher le journaliste par son nom et d'ouvrir sa fiche pour avoir accès aux informations pertinentes et à tout l'historique de la relation.
De plus, capitaliser sur un outil toutes ces informations réduit considérablement le risque de déperdition en cas d'absence d'un collaborateur, de départ dans l'équipe, de réorganisation ou de changement d'agence. Vous mutualisez la connaissance tout en construisant une solide base de connaissance en interne.
4. Identifier des opportunités de communication et de prise de parole
La collecte au fur et à mesure dans votre logiciel RP de toutes les informations utiles va permettre à vos équipes d'attachés de presse de les exploiter plus facilement au quotidien, pour identifier :
- Les journalistes et médias à fort potentiel pour un sujet ou un client donné.
- Les journalistes et les médias avec lesquels vous avez peu ou moins d'interactions, pour vous permettre soit de les réactiver et d'initier le relationnel, soit des les écarter pour ne pas les solliciter inutilement et impacter vos campagnes et vos résultats.
- Les opportunités de nouveaux sujets et anticiper plutôt que de simplement réagir.
Un logiciel comme Augure permet de faciliter et automatiser la collecte et l’analyse de données, en rattachant automatiquement les activités mais aussi les retombées aux contacts et aux médias par exemple. Vous pouvez ainsi gagnez en temps et en efficacité et vous optimisez ainsi vos processus internes. L'information devient un asset exploitable.
5. Homogénéiser les prises de parole et assurer la cohésion des messages
Un bon CRM vous permet de mieux aligner vos équipes avec vos objectifs de communication et les attentes des parties prenantes.
Que l'on soit sur des stratégies de relations médias ou des stratégies affaires publiques, l'alignement et la cohérence des messages sont essentiels pour s'assurer de transmettre la bonne information et protéger la réputation de la marque et de l'entreprise.
Rendre l'information accessible à l'ensemble des collaborateurs de la communication permet de connaître en un coup d'œil le niveau relationnel que la marque entretien avec une partie prenante, si le contact a déjà été rencontré et sur quel sujet...
Il est beaucoup plus facile et rapide de proposer des réponses sur-mesure, d'apporter la bonne information ou encore de conforter vos positions.
Pour conclure
Vous l'avez compris, au-delà de la gestion opérationnelle des activités RP et affaires publiques et de la capacité à faire gagner du temps dans les tâches quotidiennes, la mise en place d'un outil logiciel doit vous permettre de rationaliser et structurer l'information.
C'est cette connaissance de vos contacts qui enrichit le relationnel et vous permet de délivrer beaucoup de valeur dans les échanges en "visant juste" sur ce qui intéresse vos contacts.
.jpg)
