Dans le monde sensible et mouvementé des affaires publiques, la gestion efficace des relations, le suivi des rencontres avec les élus et l'analyse des perceptions est cruciale. Que vous soyez un professionnel chevronné des relations publiques ou que vous débutiez dans le domaine, ce guide complet vous offre une plongée approfondie dans les meilleures pratiques pour optimiser votre gestion des affaires publiques. Découvrez comment Augure, leader dans le domaine, peut transformer votre approche des affaires publiques, en vous offrant des outils et des stratégies éprouvés pour exceller. Si vous cherchez à renforcer votre présence, à établir des relations solides et à mesurer efficacement vos efforts, vous êtes au bon endroit.
Optimiser la gestion des élus, des institutionnels et des partenaires
Création et maintenance de votre base de données de contacts institutionnels
Vous disposez peut-être déjà d'un fichier de contacts en interne. Mais la sphère publique étant très large, vous aurez certainement besoin d'élargir vos populations rapidement.
Sans compter le calendrier électoral ou les remaniements qui viennent régulièrement chambouler le paysage politique. Le mille-feuille territorial français rend parfois difficile l'identification du bon interlocuteur à l'échelle locale, surtout quand vous ne disposez pas de relais sur les territoires en région.
Et si vous vous concentrez sur les acteurs et partenaires socio-économiques, il se peut que cela dépasse votre cadre d'expertise initial, ou même encore que certains contacts soient particulièrement difficiles à identifier.
Bref vous l'aurez compris, les raisons de s'appuyer sur l'expertise d'un fournisseur de données institutionnelles pour constituer et mettre à jour le corpus de vos populations peut vite être une bonne idée.
Sur le marché français, vous disposez du choix parmi les 3 principaux fournisseurs suivants :
Cision (ex Hors Antenne Institutionnel)
Bien connu des attachés de presse pour la base de contacts médias-journalistes, Cision édite aussi une base de données institutionnelle.
Guide du Pouvoir
Acteur incontournable dans les organisations institutionnelles, avec des biographies bien pratiques sur les élus pour disposer d'une vue d'ensemble du parcours et de la formation de vos contacts.
Matoya
Dernier acteur en date arrivé sur le marché, et créé par d'anciens responsables du pôle institutionnel de Hors Antenne. Une expertise de plusieurs années des fondateurs et une bonne capacité à créer des populations ad hoc sur-mesure.
Chez ces trois fournisseurs, les contacts veillés vont de l'élu local jusqu'au Parlement européen, en passant par les commissions et groupes de travail. De quoi trouver son aiguille dans une meule de foin.
Ces fournisseurs sont de plus intégrables dans votre CRM ou vos outils, comme Augure bien entendu. Dans ce cas, les mises à jour des données des fournisseurs extérieurs sont effectuées chaque nuit. L’utilisateur est prévenu des changements effectués, afin de les prendre en compte pour les intégrer au mieux dans ses listes, selon ses critères. Cela permet d’avoir des listes cœur de cible et des noyaux durs toujours à jour. Cette intégration au cas par cas, visible et au fur et à mesure des mises à jour des contacts dans vos listes permet notamment de gagner en temps de réaction en cas de communication urgente et imprévue.
En bon CRM, Augure permet d’obtenir des fiches contact riches de nombreuses informations, nécessaires à votre suivi. Vous pouvez facilement retrouver sur la fiche d’un contact institutionnel sa fonction ou son mandat, sa fonction détaillée, l’institution à laquelle il est relié, ses coordonnées, ses dates d'élection et de mandat s'il s'agit d'un élu, le nom et les coordonnées des assistants le cas échéant, etc.
Au-delà des informations classiques, vous pouvez bien entendu - et c'est même conseillé - intégrer des critères de qualification et des indications qui vous sont nécessaires et utiles, comme par exemple des comptes rendus, des biographies...
Segmentation et classification des contacts
Il est impératif que vous puissiez réaliser facilement et rapidement des cartographies de vos contacts, en fonction de vos sujets et thématique, mais aussi et surtout en fonction de vos territoires géographiques (ex : identifier tous les contacts autour de telle direction territoriale ou agence locale).
C'est pourquoi Augure permet notamment d'effectuer une recherche cartographique, avec des filtres variables selon le niveau de zoom (canton, arrondissement...) et la possibilité de créer des calques sur-mesure pour afficher des informations particulières Si vous êtes un opérateur de mobilité électrique, vous pouvez par exemple superposer l'ensemble de vos bornes de recharges sur la carte pour pouvoir rapidement identifier les élus et associations d'automobilistes autour d'une zone précise.
Segmentez vos contacts selon les catégories administratives et renseignez les centres d'intérêts des élus et partenaires pour pouvoir affiner votre ciblage en fonction des besoins.
À partir de cette base de contacts parfaitement intégrée et segmentée, vous pourrez facilement réaliser rapidement LA bonne liste, exhaustive, répondant à l’ensemble de vos critères. Parmi les critères de segmentation les plus couramment utilisés, nous pouvons citer les catégories administratives, territoires de compétence, fonctions, mandat électif ou, taille de population pour les communes... et en fonction des besoins, il sera bien entendu nécessaire de croiser différents éléments de choix plus ou moins précis.
Vous pourrez vous appuyer en complément sur les fonctions, qui peuvent être très variées, selon le type de contacts que vous aurez à toucher : Maire, secrétaire d’État, administrateur, président, agent comptable, ambassadeur, aide de camp, adjoint au maire, directeur, vice-président... Vos recherches peuvent également porter sur le domaine d’intervention de la personne (fonction détaillée), du service, de l’organisme.
C'est pourquoi plus les fiches sont enrichies finement, par des critères précis et pertinents, plus les listes générées seront impactantes pour vos actions.
Conservation de l'historique de la relation entre les contacts et l'entreprise
Ainsi équipé, il sera plus facile de vous préparer en amont de chaque échange. Lorsque l'on opère des stratégies affaires publiques, le contexte des rencontres est essentiel et rien ne doit être laissé au hasard pour préparer votre rendez-vous avec l'un de vos contacts :
=> quelles sont ses différentes fonctions / mandats en cours ?
=> quelles sont les formules de politesse / protocole associées à chaque mandat ?
=> quel lien avez-vous avec ce contact ? (incontournable, contact proche du président de la société, ...)
Pensez à garder un historique de la relation entre le contact et les personnes de l'entreprise qui l'ont rencontré :
=> quelles ont été les correspondances ?
=> les derniers RDV / réunions de travail et les sujets qui ont été abordés ?
=> quels collaborateurs ou départements de l'entreprise l'ont rencontré ?
=> quand seront les prochains RDV ? ...
En mutualisant l'information, vous faite circuler la connaissance entre les collaborateurs. Il est ainsi beaucoup plus simple d'assurer la cohérence globale dans les prises de positions de l'entreprise.
Organisation, suivi des réunions et restitutions des rencontres
Préparer les rencontres et les réunions
Il y a deux leçons que nous pourrions piquer à Sun Tzu et son Art de la guerre :
👉 "Tout est une question de préparation."
👉 "Planifiez toujours pour vous conduire à la victoire."
Puisque vous n'avez pas prévu d'envahir la Mandchourie, voyons plutôt comment appliquer ces conseils aux affaires publiques.
Avant chaque rencontre, assurez-vous de connaître parfaitement les mandats et fonctions en cours de la personne. Quels sont les liens avec votre société ? Qui l'a déjà rencontré ? Quels sont ses sujets d'expertise ?
Ajoutez l'ensemble des participants au rendez-vous.
💡 Si vous utilisez un CRM ou autre logiciel dédié, synchronisez vos agendas pour éviter la double saisie ou la perte d'informations. Augure permet la synchronisation avec les agendas Microsoft Outlook et Google Calendar facilement.
Lors de la création du rendez-vous, assurez-vous d'ajouter le maximum d'informations de contexte. Vous pouvez par exemple préciser qui est à l'origine de la rencontre (vous même ou un autre représentant de l'entreprise, un élu...), où la rencontre doit-elle se tenir, son format (par exemple s'il s'agit d'un déjeuner ou d'une visite de chantier), sa nature si cela fait sens (par exemple : réunion de travail, consolidation, rencontre informelle...).
C'est aussi à ce moment que vous pouvez préciser, pourquoi pas avec une case à cocher, si le rendez-vous relève ou non d'une future déclaration d'intérêt à la HATVP (Haute Autorité pour la Transparence de la Vie Publique).
Mettre en place une nomenclature pour le suivi et la restitution des rencontres
Créez une nomenclature qui vous est propre pour qualifier et suivre les rencontres et surtout l'évolution des relations dans le temps.
Vous pouvez par exemple utiliser les critères suivants :
- catégorie de contact rencontré : élus, représentant, partenaire social, contact entreprise...
- format du rendez-vous : RDV bilatéral, réunion technique/copil, événement/cérémonie, visite...
- lieu de la rencontre : sur site, visio, collectivités XXX...
- nature de la rencontre : prise de contact, consolidation, rencontre récurrente...
- thématique de la rencontre : sujet 1, sujet 2, projet A, projet B...
À ces critères factuels, ajoutez des critères qualitatifs, à la fois sur la rencontre et la perception par rapport aux sujets abordés.
Ce qui nous donne par exemple :
- qualité du RDV : constructif, peu constructif...
- maîtrise des sujets : ne connait pas, connait peu, connait bien, expert...
- perception par le contact des sujets abordés : bonne, mauvaise, très bonne, sans avis...
- appréciation de votre entreprise et actions post rendez-vous : bonne appréciation, perception améliorée, etc.
Ces critères sont bien entendus à adapter à votre réalité.
Pensez à systématiquement prendre des notes et restituer les rendez-vous. En vous appuyant sur les critères définis précédemment, vous vous assurez de conserver une harmonie de votre nomenclature dans le temps, et évitez ainsi que chaque collaborateur en charge de la restitution se mette à créer ses propres éléments de qualification.
Vous pouvez utilisez des outils collaboratifs et des dossiers partagés, ou encore charger sur votre logiciel CRM ou Augure les documents de comptes-rendus. Ils seront plus accessibles et faciles à relier au rendez-vous et au contact si vous aviez besoin de contextualiser par la suite.
💡 Vous pouvez ajouter des documents directement dans Augure, soit au niveau du rendez-vous, pour en faciliter le suivi, soit depuis la fiche contacts ou société.
Tous ces critères de qualification et de restitution sont un avantage compétitif pour remonter des points sensibles à la direction ou s'assurer du bon relais des messages en local. "Les tactiques changent avec le terrain" disait également Sun Tzu.
Enfin, en qualifiant de cette manière vos actions, vous gagnerez du temps et simplifierez notamment vos futures déclarations légales pour la HATVP (Haute Autorité pour la Transparence de la Vie Publique) en exportant facilement les rendez-vous et rencontres qui relèvent de vos obligations.
Mesure et analyse des affaires publiques
De la nécessité de définir des indicateurs pour piloter les affaires publiques
Piloter les affaires publiques sans indicateurs consolidés, c'est comme conduire les yeux fermés !
On ne sait pas où on va et à tout moment on risque l'accident.
Les enjeux en matière d'affaires publiques ne sont pas les mêmes selon qu'ils soient portés par le siège ou par des directions régionales, qui vont avoir un ancrage local avec les élus et partenaires sociaux et économiques.
Les collaborateurs implantés sont directement les garants de la relation, et les premiers relais d'influence de l'entreprise pour la transposition opérationnelle de la vision et stratégie portée par la direction.
C'est aussi un levier essentiel de remontées d'informations, de sujets et de perceptions en provenance du terrain => le fameux "reconnecter la base".
Il est donc important que vous puissiez piloter finement la stratégie en vous appuyant sur des analyses concrètes.
Identifier les bons contacts et parties prenantes pour pour mettre en place des rencontres, c'est bien. Quantifier et qualifier la relation aux élus et partenaires pour la faire évoluer dans le bon sens, c'est mieux.
Le but est de pouvoir répondre rapidement et facilement aux questions suivantes :
- Combien d'élus ou partenaires ont été rencontrés ?
- Sur quels sujets ?
- Des sujets sont-ils redondants ? D'autres sont-ils absents ?
- Quel est le niveau de proximité avec chaque élu ou partenaire ?
- Qui sont les détracteurs ?
- Qui sont les alliés ? Comment la relation évolue au global ?
- Quels sont les collaborateurs / départements qui portent le plus des thématiques spécifiques ?
Cela permet d'adapter en temps réel votre stratégie et de peser plus fortement dans vos actions de lobbying et plaidoyer institutionnel.
Voici une proposition d'indicateurs à la foi quantitatifs, mais également qualitatifs à mettre en place pour mesurer l'efficacité de vos relations institutionnelles et affaires publiques.
Vous pourriez par exemple suivre dans vos reportings :
- nombre de contacts rencontrés au total
- évolution du nombre de rencontres par mois
- nombre de rencontres par contacts
- ventilation des thématiques abordées (sous forme de camembert par exemple)
- thématiques, sous-thématiques et nombre de rencontres (ex : Dispositif gouvernemental > plan 1 jeune 1 solution > 4 rendez-vous)
- qualité des rencontres (pas constructif, peu constructif, constructif, très constructif...)
- appréciation au début
- appréciation à la fin
- type et le format de rencontre (événement, réunion technique, rendez-vous bilatéral...)
- lieu des rencontres
Faîtes en sorte que ces indicateurs soient filtrables
- par date
- par thématique
Vous pourrez ainsi disposer de tableaux de bord consolidés. De tels rapports sur vos activités affaires publiques peuvent être mis en place dans Augure de manière adaptée à vos enjeux particuliers, en sur-mesure. Vous pouvez ainsi disposer d'une vision précise territoire par territoire, ou entité par entité, par direction ou par filiale... et consolider le tout au niveau national.
Les collaborateurs sont localement chargés de la mise à jour, du suivi et de la restitution, tandis que la direction dispose d'un pilotage précis et global instantané.
Conclusion :
La gestion des affaires publiques est bien plus qu'une simple tâche administrative. C'est l'art de construire, entretenir et analyser des relations qui peuvent façonner l'avenir d'une organisation. Avec les bonnes stratégies et les outils adéquats, comme ceux offerts par Augure, vous pouvez non seulement naviguer avec succès dans ce domaine, mais aussi le dominer. Si vous êtes prêt à transformer votre gestion des affaires publiques et à optimiser vos process, cliquez ici pour découvrir comment Augure peut vous aider dès aujourd'hui.
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