Gestión de una base de datos estructurada (CRM)

Gestionar bien sus contactos es la base de cualquier trabajo de relación que involucre a varias personas. La dimensión efectiva y cualitativa aportada a estas relaciones es áun más importante con los contactos de tipo institucional.

La creación de esta base de datos de contactos se lleva a cabo mediante la integración de datos de proveedores de bases de datos (ejemplo: Guide du Pouvoir / Cision, Matoya) y / o   archivos propios creados por la empresa.

Las actualizaciones de datos de proveedores externos se realizan todas las noches. Se advierte al usuario de los cambios realizados, con el fin de tenerlos en cuenta para integrarlos lo mejor posible en sus bases de datos, según su criterio. Esto le permite tener bases de datos que están siempre actualizadas.

Esta integración sucede caso por caso, visible y progresivamente. Las actualizaciones permiten, en particular, ganar en tiempo de reacción en caso de comunicación urgente e imprevista, con una base ya segura y garantizada, que no tiene que ser (re) hecho a toda prisa.

Con este CRM a medida, Augure permite obtener archivos de contactos, con su historial de información, necesaria para su seguimiento.

Así, por ejemplo, podemos encontrar fácilmente en forma de perfil institucional la función o el mandato del stakeholder, la función detallada y la institución a la que está vinculado, sus datos de contacto, el inicio de la colaboración, etc.

Más allá de la información bastante “clásica”, se puede integrar otros criterios e indicaciones que sean necesarios y útiles, por ejemplo, informes, biografías, asistentes parlamentarios. Así, la ficha de cada contacto puede adaptarse y enriquecerse perfectamente según términos específicos del cliente o reclasificarse según indicadores personales para facilitar la búsqueda y la creación de listas.

El software está en constante evolución para ser lo más preciso posible. Por lo tanto, la herramienta permite a los usuarios crear, de uno en uno, contactos nuevos o enriquecer los contactos de la base de datos existente (comentarios / añadido de criterios de calificación específicos / detalles de contacto privados).

Crear rápidamente las listas adecuadas, exhaustivas y relevantes

A partir de esta base de contactos perfectamente integrada y segmentada, la herramienta de Augure permite a los usuarios crear rápidamente una lista, correcta y concreta, que cumpla con todos sus criterios.

Categorías administrativas, áreas de jurisdicción, funciones, políticos, tamaño de la población, etc… Según las necesidades, será necesario combinar varios elementos de elección más o menos precisos, como los que se mencionan a continuación.

Así, las funciones para empezar pueden ser muy variadas, dependiendo del tipo de contactos que habrá que contactar: Secretario de Estado, administrador, alcalde, presidente, contable, embajador, teniente de alcalde, director, periodista, vicepresidente …

La búsqueda también se puede filtrar según el ámbito de intervención de la persona (función detallada), del servicio, de la organización (…): transporte, asistencia social, educación, deporte, cultura, espacios verdes …

Asimismo, los tipos de instituciones que se pueden identificar son amplios: consejos regionales, consejos departamentales, autoridades locales, agencias de prensa, autonomías, embajadas extranjeras, ayuntamientos, asociaciones, rectorados … También se pueden perfeccionar según criterios adicionales: por ejemplo, los ayuntamientos se pueden subdividir según el número de habitantes.

Cuanto más se enriquezcan los archivos con criterios precisos y relevantes, más impactantes serán las listas generadas. Por lo tanto, identificar adecuadamente los centros de interés de los políticos e indicarlos en el software ofrecerá una focalización cruzada aún más precisa para optimizar sus acciones.

Finalmente, más allá de los propios criterios que se desee seleccionar, Augure también permite filtrar según vuestras preferencias y hábitos. Está disponible una búsqueda por filtros, por casillas de verificación, etc.… pero Augure va más allá. Habiendo notado la importancia de una buena representación visual del territorio geográfico de las distintas partes interesadas, Augure ha desarrollado una herramienta de mapeo indudablemente práctica.

Identificar por mapeo

Los criterios geográficos están generalmente en el centro de una búsqueda, según el área de contacto y la experiencia buscada. Por eso Augure ha desarrollado una herramienta especialmente adecuada y apreciada: el enfoque cartográfico.

Por ejemplo, la búsqueda se puede realizar según jurisdicciones o desde las direcciones postales de las instituciones. Según las necesidades, el filtro puede ser más o menos extenso y / o específico: comunidades autónomas, distritos, circunscripciones, etc …

Es posible comprobar directamente los filtros adicionales producidos mediante un enfoque a medida: trazado de carreteras, vías de tren, visualización de estaciones o centrales nucleares, etc.

Por lo tanto, la búsqueda no solo se puede realizar a través de un motor escribiendo el nombre de una ciudad, región o departamento, sino también directamente mediante clicks y selecciones en el mapa, acercándose según la ubicación y la zona geográfica afectada …

Por lo tanto, es posible seleccionar fácilmente los contactos para trabajar de acuerdo con una lógica de «área» alrededor de una ubicación específica, en lugar de una división territorial fija (departamento, región, etc.).

Agrupación de información para posiciones consistentes

Por lo general, toda la información está diseñada para ser compartida por todos los usuarios de la misma empresa, agencia u organismo público (departamentos nacionales / autonómicos / territoriales).

Cada base de datos se puede compartir de una manera colaborativa una vez creada y luego durante el transcurso de las actualizaciones. Sabemos que, en muchas situaciones en las que no utilice ninguna herramienta, el equipo se tiene que enfrentar a problemáticas como las de duplicación o ausencia de ciertos detalles en sus archivos de contacto. Gracias a Augure se puede compartir, fácilmente con los compañeros de trabajo, la información recopilada de los cargos políticos (y de otros contactos institucionales) para diseñar y mantener una base de datos de contactos cada vez más precisa. Por lo tanto, nuevas funciones, modificaciones y añadas de información adicional se pueden compartir fácilmente entre colegas o departamentos.

Todos los miembros interesados ​​se benefician así, fácilmente, de una base de datos siempre actualizada, que cada uno de los usuarios puede enriquecer en cualquier momento. Este enfoque colaborativo dentro de la herramienta de Augure permite ahorrar tiempo y mejorar calidad del trabajo, manteniendo una base de contactos “sana”, actualizada y enriquecida.

Esta puesta en común de información para todos los usuarios, permite que la información circule sin problemas. Esto tiene la enorme ventaja de garantizar criterios de coherencia general en las posiciones adoptadas por empresas, organismos públicos, agencias, etc.

Sin embargo, en el caso de que quisierais restringir el acceso a algunos datos para ciertos usuarios, sería posible establecer también distintos niveles de uso de la herramienta por parte de los miembros de vuestro equipo. Estos niveles dependerían de los derechos otorgados a cada usuario. Así, determinados elementos podrían limitarse a una simple autorización en modo lectura, mientras que otros tendrán derecho a modificar … Esta gestión de derechos también se puede realizar la Dirección Territorial, por ejemplo.