La herramienta de Augure permite organizar y monitorear eventos de prensa, de la A a la Z, sea cual sea su tipología (conferencia, feria, viajes, obra, inauguración, congreso, evento deportivo, festival, exposición …).

En particular, incluye la gestión de su lista de invitados, envío de invitaciones (incluida la creación de formularios), procesamiento de respuestas, acreditaciones, credenciales (con código QR), seguimiento de presupuesto, un check-in de los presentes, su análisis …

Cada evento creado y administrado desde la plataforma se puede seguir con un enfoque colaborativo, siendo gestionado fácilmente desde el inicio hasta el final del mismo y finalmente analizado a través de Augure.

Crear una lista específica de invitados

Después de haber definido la tipología de vuestro evento en función de sus objetivos y metas, será importante identificar claramente al público (perfil, interés) a quien deseáis dirigiros, para llegar a él de manera efectiva: profesionales, jóvenes, adultos, mayores, familias, artistas, deportistas, jugadores …

Augure permite entonces crear o importar fácilmente vuestra lista de contactos, según personas específicas y / o según criterios seleccionados, gracias a todas sus funcionalidades CRM.

El enfoque «colaborativo» de un evento también ha sido tenido en cuenta por Augure, un evento que generalmente reúne a varias fuentes de invitados (los invitados por la gerencia, el equipo de ventas, etc.). Nuestro software facilita la integración de todos estos contactos.

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Crear y enviar invitaciones cualitativas

La calidad y el atractivo de una invitación generalmente contribuyen en gran medida al éxito de un evento. Es por esto que Augure permite crear invitaciones con criterios cualitativos, que cumplan unos requisitos estéticos para poder destacar.

También se puede adjuntar un formulario de respuesta a la invitación incluyendo solicitudes adicionales adaptadas al evento (si Usted necesita plaza de aparcamiento, a qué conferencias tiene Usted pensado asistir, quiere Usted quedarse en el cóctel, etc.)

El software ayuda a garantizar la difusión eficaz de esta invitación. Para monitorear la distribución adecuada de cada acción y la consecuente reacción del invitado, Augure proporciona un seguimiento en tiempo real de las aperturas y de las acciones del correo electrónico. Esto permite centrarse en aquellas personas que pueden no haber visto la invitación, las que se detuvieron antes de finalizar el registro, etc.

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Gestión de respuesta y bienvenida a los invitados el día del evento

Para gestionar mejor las respuestas y el seguimiento de los registros, Augure ha integrado varias funcionalidades en su software. Nuestra herramienta organiza las respuestas, proporcionando un seguimiento instantáneo y en tiempo real del progreso del registro. La herramienta Augure también puede interactuar con otros sistemas (por ejemplo, emisión de entradas).

A partir de la información recopilada, Augure posibilita la edición de credenciales y acreditaciones para organizar la recepción el día del evento. Gracias a la integración de un código QR, el software Augure puede registrar automáticamente la presencia de un invitado y extender su experiencia del evento enviando un correo electrónico de agradecimiento, fotos, videos, etc.

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Optimizar la organización y el seguimiento del presupuesto

La organización de un evento generalmente implica una organización cuidadosa, así como la coordinación de muchas personas, tanto internas como externas (proveedores de servicios).

La gestión eficaz de la planificación retrospectiva y una equitativa división del trabajo es fundamental. Por eso Augure permite realizar acciones concretas simplificando esta coordinación: seguimiento del estatus de cada etapa, integración de plazos, recordatorios, asignación de tareas, seguimiento individual y global …

La parte presupuestaria también es un punto complejo pero fundamental. Gracias a su capacidad de ser actualizado en tiempo real, Augure permite monitorear gastos, integrar contingencias, estar al día en los pagos … para organizar mejor su presupuesto, y sobretodo evitar sorpresas financieras desagradables de última hora.

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Un análisis de eventos relevante para una evaluación satisfactoria

La organización del evento y su buen funcionamiento el día de la inauguración son, por supuesto, esenciales … ¡pero saber analizarlo y presentar sus resultados no es menos importante!.

Los indicadores varían mucho dependiendo de la naturaleza del evento y los objetivos perseguidos, de ahí la capacidad de Augure para facilitar el análisis personalizado. Por tanto, cada evaluación se realizará a medida, basándose en una selección de criterios de los datos disponibles directamente integrados en el software.

El objetivo de la revisión no se limita a analizar lo sucedido sino que también radica en las posibles mejoras a realizar en otro evento, o en una próxima edición del mismo.

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