Crear y distribuir comunicados de prensa, dosieres de prensa y boletines informativos es esencial en las relaciones con la prensa. La información debe ser bien leída, destacada y recibida por los periodistas interesados.

Esta tarea es importante, pero a menudo puede llevar bastante tiempo. Por ello, la solución de Augure permite una creación y distribución fácil y rápida de cada comunicación, pero también un seguimiento eficaz de la distribución.

Un potente editor para el diseño de mensajes

La creación y distribución de contenidos de relaciones de prensa es el núcleo de la profesión de relaciones públicas. En función del tipo y el momento del mensaje, se utilizarán diversos medios para emitir la comunicación deseada como: comunicados de prensa, carpetas de prensa, flashes de prensa, boletines informativos, etc.

Es esencial una buena presentación del mensaje que se quiere transmitir, tanto en su redacción como en su forma. Aunque, dependiendo de la comunicación, a veces se produce un soporte en papel, la mayoría de las comunicaciones se siguen transmitiendo por correo electrónico hoy en día.

Sin embargo, los intercambios de correo electrónico son especialmente numerosos y los periodistas reciben tantos correos electrónicos que es absolutamente necesario ser capaz de enviar un correo electrónico legible y atractivo.

En efecto, el periodista se sentirá naturalmente más atraído por un diseño agradable y, sobre todo, que potencie de forma rápida y eficaz el mensaje transmitido. Si el periodista tiene que hacer un esfuerzo específico para leer un correo electrónico «tosco» y poco claro, generalmente no lo hará.

Hay varias soluciones informáticas, integradas o no en bases de datos, que pueden utilizarse para crear un diseño de página a la hora de distribuir un comunicado de prensa, pero a menudo presentan deficiencias. Por ejemplo, un diseño puede tener un buen aspecto inicial en la vista previa, pero luego cambiar y volverse ilegible en la fase de prueba.

 Nuestra herramienta de maquetación es sencilla, eficaz e intuitiva.

Sea cual sea el contenido (comunicado de prensa, boletín de noticias, invitación…), es fácil de usar, gracias a un sistema de «arrastrar y soltar» y a un simple copiar y pegar desde Word para el texto, por ejemplo, la fácil integración de imágenes, vídeos y archivos adjuntos… La maquetación se adaptará para respetar el tipo de documento (boletín de noticias u otro) y garantizar su buena legibilidad.

Para utilizar un diseño recurrente, una plantilla preestablecida, la herramienta Augure trabaja en sistemas de plantillas. Así, la maquetación se hace muy rápidamente, desde los elementos gráficos y textuales utilizados de una comunicación a otra.

Esto asegura un diseño limpio, garantizado y profesional sin necesidad de un diseñador gráfico, sin gastar tiempo en ello.

Además, incluso si varias personas se encargan de la maquetación (varios compañeros dentro de una agencia para un cliente), este modo de funcionamiento garantiza la unidad visual.

Por último, si trabaja con diseñadores gráficos que crean archivos HTML o MHT listos para ser enviados, Augure te permite inicializar sus correos electrónicos a partir de estos archivos en un solo clic.

Además, gracias a nuestro software, también se pueden integrar automáticamente las menciones obligatorias, como los mensajes del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Esta inserción automática es práctica y tranquilizadora para el remitente, que no tiene que pensar en integrarlos manualmente en cada envío.

Así, la creación en línea de comunicados de prensa y boletines informativos mediante la herramienta de Augure es muy sencilla y rápida, liberando el tiempo del responsable de prensa, al tiempo que garantiza un resultado cualitativo apreciado por los periodistas.

Un buen diseño en todos los soportes

Hoy en día, los correos electrónicos se leen en diversos dispositivos. Un periodista cambia regularmente entre varias herramientas de trabajo digitales: ordenador, tableta y smartphone. Los dispositivos móviles, en particular, se utilizan cada vez más, no sólo durante la jornada laboral habitual, sino aún más en los desplazamientos.

Por ello, la herramienta de Augure formatea automáticamente las notas de prensa/boletines/invitaciones en Responsive Design para mejorar su visualización, sea cual sea el dispositivo de lectura.

Además, nuestros códigos HTML son limpios y sencillos, por lo que no son rechazados por los sistemas de mensajería.

Augure, gracias a su herramienta integrada de maquetación avanzada, garantiza a cualquier responsable de prensa o empresa un envío de calidad a los periodistas, con una maquetación estética y clara, independientemente de sus condiciones de lectura. Además, facilita la lectura del mensaje por parte del periodista, evitando el riesgo de que el diseño sea ilegible o incompatible. En general, ayuda a transmitir una imagen cualitativa de la agencia o del anunciante que la envía.

Una solución de entrega que garantiza la entregabilidad y el seguimiento

Augure da gran importancia a la entregabilidad del correo electrónico, es decir, a su capacidad para llegar a la bandeja de entrada del contacto objetivo.

Más allá de la exactitud de las direcciones de correo electrónico, un error puede conducir a un correo electrónico de retorno, es esencial para no ver su mensaje «filtrado». De hecho, hay una serie de criterios dentro del sistema de correo electrónico y/o del departamento de TI del destinatario que pueden impedir que el correo electrónico se entregue correctamente.

Un motivo bien conocido para rechazar un correo electrónico es, por ejemplo, el peso del mismo, que alcanza un peso superior al límite aceptado debido a un archivo adjunto demasiado grande.

Pero hay muchos otros criterios para bloquear o eliminar un correo electrónico, más o menos notorios y obvios para prevenir. Entre ellos se encuentran, por ejemplo, la dirección IP del remitente, ciertos elementos visuales, las palabras de spam, la limpieza y conformidad del código HTML, los sistemas de autenticación electrónica, etc.

Existe entonces un gran riesgo de que el correo electrónico acabe en la carpeta de spam del destinatario o, peor aún, que se considere «peligroso» y/o se elimine.

Por ello, gracias a sus procedimientos de declaración BOUNCE DKIM DMARC y a su sistema de contenidos online, Augure se asegura de que se cumplan todos los criterios de rechazo, permitiendo que su mensaje pase los filtros y llegue así a sus destinatarios sin problemas.

En nuestra herramienta hay estadísticas precisas sobre cada comunicación enviada. Hay un seguimiento de aperturas, rebotes, clics, descargas…

Esta herramienta integrada de seguimiento, en tiempo real, es especialmente relevante para adaptar las derivaciones o seguimientos a medida que se realizan. Por ejemplo, puede ser útil hacer un seguimiento de un periodista clave que no parece haber visto el correo electrónico (porque no lo ha abierto) aunque sepamos que está interesado en el tema. Entonces puede ser pertinente llamarle para hablar con él, ofreciéndole un valor añadido al correo electrónico durante la llamada, por supuesto.

Por otra parte, esta visibilidad en tiempo real de las acciones realizadas durante un envío (apertura, clic, etc.) también puede ayudar a determinar a quién hay que contactar primero. De hecho, al observar a ciertos periodistas que parecen receptivos al tema, buscando saber más, puede ser pertinente contactar con ellos para ofrecerles más información y/o elementos adicionales.

Por último, si un envío no parece haber sido bien recibido (un número anormalmente bajo de aperturas), o recibe muchos mensajes de ausencia, lo que puede ocurrir por ejemplo durante ciertos periodos (vacaciones de verano, Navidad…), es posible reenviar fácilmente el correo electrónico a las personas que no lo han abierto, por ejemplo. De este modo, los periodistas que no estén presentes en el momento de la emisión podrán verla más fácilmente, fuera de la masa de correos electrónicos no leídos, sin que se produzca un spam a los que ya la han leído.

Esta solución de seguimiento integrada también permite proporcionar información precisa, en tiempo real, a su cliente y/o superior. En función de las expectativas y las preguntas, esta solicitud puede ser más bien global, para tener los primeros indicadores sobre la acogida inicial recibida por una campaña de comunicación recién difundida. Esta solicitud también puede ser más específica, centrándose en determinados periodistas o medios de comunicación en particular, para saber si ya han sido informados o no.

Así, gracias a nuestra solución de difusión que optimiza la entregabilidad de las comunicaciones, tendrá la certeza de llegar a un gran número de contactos, sin ser eludido por los numerosos filtros de correo electrónico. Además, la herramienta de seguimiento en tiempo real le ofrece una mejor visibilidad sobre la recepción inicial de una comunicación y te permite ajustar el seguimiento en función de las aperturas y las acciones llevadas a cabo en cada momento.