Identificar a tu público

El primer paso de un evento es identificar la naturaleza del mismo, su objetivo y el tipo de personas a las que va dirigido. En primer lugar, es esencial distinguir entre dos grandes categorías de público: los profesionales y el público en general.

Dentro de estas dos grandes familias de personas, los perfiles de los invitados pueden ser muy variados. De hecho, los eventos profesionales pueden ser, por ejemplo, sólo eventos internos en una empresa (fiesta de empresa, convención…). Sólo afectan a los empleados, o incluso a una parte de ellos (seminario de gestión). A veces el público es más híbrido: interno, pero no sólo, con motivo de una velada profesional a la que también se invita a clientes o socios, por ejemplo.

Por último, también pueden referirse a un público profesional, externo y potencialmente mucho más amplio: inauguración de un museo, conferencia temática, congreso, rueda de prensa, feria comercial, etc.

Los eventos para el público en general también son muy diversos, aunque sólo sea por su naturaleza, tamaño y asistencia. El enfoque será totalmente diferente si se trata de un evento deportivo, una feria, un festival, una exposición, una reunión festiva, una inauguración, etc.

Además, el público difiere mucho según esté compuesto principalmente por jóvenes, adultos, personas mayores, familias, solteros, estudiantes, niños… Los métodos de acercamiento también pueden ser muy diferentes según el tema del evento y el estilo de gente que se espera: artistas, deportistas, gamers, mamás, agricultores…

¿Conoces tu evento? ¿Conoces al público objetivo? Entonces, todo lo que tienes que hacer es crear tu lista de invitados con el enfoque CRM personalizado de Augure.

Crear o importar tu lista de contactos

El primer paso de un evento, en cuanto a la invitación, es identificar a las personas a las que hay que convocar. Para ello, tienes varias opciones: ya tienes tu propia lista de contactos, compras una lista de contactos según varios criterios, tienes contactos identificados pero dispersos…

En la herramienta Augure, puedes construir de forma fácil tu lista de invitados. Tu creas los contactos que has identificado, introduciendo tu información de cada persona, lo que genera tu base de datos de contactos a medida que avanzas en la gestión del propio evento.

Si ya tienes una lista de contactos (creada previamente por ti o alquilada/comprada), es aún más fácil. Lo único que tienes que hacer es importarlo a nuestro software.

Por supuesto, es posible mezclar los diferentes métodos, por ejemplo, para importar una lista inicial y luego enriquecerla con el tiempo con nuevas personas.

Augure ha tenido en cuenta el enfoque «colaborativo» de un evento y su software lo facilita en cada etapa, empezando por la integración de los contactos. De hecho, un mismo evento suele reunir a varias personas, departamentos (por ejemplo: el equipo de relaciones públicas, el equipo de ventas, el equipo directivo) o, al menos, varias fuentes de invitaciones. Augure permite importar varias listas de contactos; el programa deduplica (eliminar copias duplicadas de datos repetidos) automáticamente los contactos, pero todo el mundo puede saber siempre si los invitados proceden de un equipo concreto.

A partir de esta base de datos de tus contactos, podrás seleccionar los invitados que te interesen para un evento concreto según los criterios que tú mismo hayas determinado.

En función del público objetivo, puedes elegir como indicador un grupo de edad, una profesión, una zona geográfica, una situación familiar, etc.