Administrar las respuestas a las invitaciones

Para gestionar mejor las respuestas y el seguimiento de los registros, Augure integra varias funcionalidades en su software.

Así, nuestra herramienta organiza las respuestas, ofreciendo un seguimiento instantáneo, y en tiempo real, del progreso de los registros. Esta visibilidad a lo largo del tiempo permite, en particular, contactar con los participantes que aún no han respondido si fuera necesario.

Dependiendo del método elegido, Augure se puede actualizar como y cuando necesites, a partir de las respuestas «simples» de los invitados por correo de retorno, pero generalmente será más eficiente y más fácil utilizar la posibilidad que ofrece Augure de integrar directamente un formulario de comentarios en la invitación. Así, el software procesa automáticamente todas las respuestas, ya sean negativas, pendientes o positivas.

La herramienta Augure también tiene la ventaja de poder interactuar fácilmente con otros sistemas. A menudo será útil, por ejemplo, estar conectado directamente al sistema de venta de entradas. Por lo tanto, el invitado no solo tiene fácil acceso a la taquilla al recibir la invitación para tomar asiento, sino que también es esencial para tener una visibilidad general del número de inscripciones a medida que ocurren.

Otro punto también muy importante es el tratamiento de las respuestas a las invitaciones. De hecho, es común ofrecer una invitación para dos (o más) personas. Para gestionar de forma eficaz a las personas presentes, incluida la emisión de credenciales, es necesario conocer estos datos para integrar a los acompañantes con los inscritos.

Por último, determinadas audiencias pueden beneficiarse de un estado más «específico», por ejemplo, periodistas o invitados «VIP». Estos invitados premium requieren acreditaciones o credenciales específicas que deben tenerse en cuenta en cuanto se recojan las respuestas, especialmente si requieren un apoyo especial específico (transporte, catering, hotel, reunión previa, etc.).

Edición de acreditaciones y bienvenida a invitados

A partir de la información recopilada durante las respuestas, Augure permite editar acreditaciones para organizar la recepción el día D del evento.

Puedes elegir la información que aparecerá. Esto, por supuesto, incluye lo más básico: apellido, nombre, empresa…. Pero también es posible agregar otro tipo de información.

Gracias a la integración de un código QR, el software Augure puede registrar automáticamente la presencia del huésped. Por tanto, este proceso posteriormente amplía la experiencia enviando un correo electrónico agradeciendo a los presentes, fotografías, vídeos tomados durante el evento, etc.

Este código QR también puede ser muy útil para identificar contactos que responden constantemente de manera positiva a las invitaciones, pero que finalmente no llegan. Esto le permitirá elegir mejor a los invitados al próximo evento.