Una descripción general de las relaciones con los cargos públicos y políticos

Augure permite organizar reuniones de forma sencilla y eficiente, desde la creación de la reunión hasta su informe y seguimiento (acciones a realizar después de la reunión).

Nuestro software ofrece un seguimiento permanente y completo de todos sus intercambios con cada contacto institucional. Traza toda la historia de la relación forjada entre vuestra empresa y el cargo publico: correspondencia pasada (fechas, tema, etc.), los últimos nombramientos, de parte de qué empleados, qué temas han sido discutidos, los próximos nombramientos …

Este resumen histórico puede resultar muy práctico a la hora de observar si se han abordado los contactos clave, si determinadas reuniones aún están pendientes o por programar, etc. Como siempre, la descripción general de cada reunión se puede explorar, más a fondo, haciendo clic en el formulario de cita para acceder a toda la información relacionada con cada entrevista.

Un sistema de notificación dentro del software también puede, por ejemplo, avisar a un usuario cuando se agregue un nuevo elemento relacional para uno de «sus» funcionarios electos (una nueva cita, un nuevo correo recibido, etc.) o cuando una alerta deba ser enviada.

Augure reúne así todos los elementos constitutivos de la relación dentro de un mismo software, ya sea una reunión individual, un evento, una correspondencia (correo electrónico o carta, etc.).

En consecuencia, tener toda esta información agrupada y optimizada en la misma herramienta permite tener una mejor visibilidad de las acciones en curso, pendientes y por venir, hacia un representante electo específico o más transversalmente por temas o por tipos de contactos, por ejemplo.

Preparación y gestión de nombramientos

Antes de cada reunión de tipo institucional, es fundamental prepararse bien, recopilando la información correcta. Por supuesto, Augure simplifica esta preparación automatizando y consolidando toda la información útil en una única aplicación.

En primer lugar, es necesario tener disponible biografía y toda la información necesaria relacionada con su persona / cargo. Augure permite tener a su disposición la biografía de cada funcionario electo (si esta información es transmitida por el proveedor de la base de datos o por los usuarios), sus datos de contacto, sus funciones, sus antecedentes, pero también las expresiones de cortesía asociadas, el protocolo… También existen otros criterios específicos que pueden haber sido aportados por los usuarios (contacto imprescindible, cercanía al presidente, etc.).

Por otro lado, el archivo integrará el historial de la relación forjada entre su empresa y el funcionario público: correspondencia, últimas reuniones (y temas tratados), a través de cual(es) empleado (s) / qué departamentos, las próximas citas …

Finalmente, más allá de la información específica del funcionario, cada hoja de reunión enumera la información «práctica» sobre la reunión: la fecha, los participantes, su formato, su lugar, la persona que la tomó, quién tuvo la iniciativa, los detalles del contacto, su objeto / tema principal …

Gracias a la creación de un archivo con cita previa, es fácil buscar una reunión específica, pero es también simple exportar el archivo. La exportación de esta hoja proporciona así en un clic toda la información previamente identificada necesaria para el correcto desarrollo de la entrevista configurada.

Además, es posible reasignar fácilmente una cita por si surgieran algunos cambios de horario o imprevistos, transfiriendo así, naturalmente, toda la información preparada antes de la reunión dentro del formulario.

Recapitulación y seguimiento, puntos sensibles y declaración HATVP

La recapitulación (resumen) de una reunión tiene un papel fundamental en la gestión de las relaciones institucionales.

La recapitulación realizada al final de la reunión permite por lo tanto hacer un resumen de la misma con un informe sobre los temas planteados, el tono de la reunión, la evolución de la relación / conocimiento antes vs. después de la cita, el costo asociado … Agregar archivos adjuntos y / o informes asociados es muy fácil en el software.

Dependiendo del nivel de confidencialidad y por lo tanto de la capacidad establecida de compartir la información, es posible hacer que los documentos sean confidenciales o accesibles solo para ciertos usuarios.

Los temas abordados pueden ser elegidos dentro de temas predefinidos, pero también formulados a través de sistemas de subcategorías, palabras clave, campos libres, etc. Se suele recomendar integrarlos en una clasificación específica (al menos en el marco de los temas principales), ya que facilita enormemente su análisis y legibilidad transversal por temas cuando sea necesario.

Este paso también permite resaltar de manera efectiva los puntos sensibles para subrayar, o incluso informar urgentemente a su gerencia si es necesario, y más en general mencionar cualquier detalle útil.

Más allá de la consulta de la cita en sí, el software Augure también facilita la asociación de otras acciones a integrar, en función del seguimiento que se le dé a esta reunión: enviar documentos, fijar una cita adicional, alertar a un organismo / institución, etc…

El software Augure también permite completar los campos vinculados a la declaración del HATVP. Esto simplifica enormemente esta obligación precisa e ineludible, facilitando la identificación de las actividades que deben declararse al HATVP. Esta inteligente característica limita así el riesgo de omisiones o errores en esta área.

Como siempre ocurre con el software Augure, los criterios de recapitulación y análisis de citas se configuran a la medida de las necesidades y especificidades del cliente. Estos indicadores también se utilizan a más a largo plazo para analizar la evolución de las relaciones de su empresa con sus diferentes grupos de interés.