Proveedores de equipos y servicios: facilitar una organización colaborativa

Liderar la organización de un evento es como ser el director de un conjunto tan complejo como emocionante.

La organización de un evento generalmente implica una organización cuidadosa, así como la coordinación de muchas personas y proveedores. De hecho, en primer lugar, es bastante raro que una sola persona se encargue de un evento. Incluso si el evento progresa bajo el impulso de un gerente de proyecto o director de evento, este trabajo es a menudo el resultado del trabajo en equipo.

La gestión eficaz de una planificación posterior y una división armoniosa del trabajo es fundamental en un evento.

Augure interviene concretamente aquí, permitiendo simplificar toda esta coordinación. Gracias a nuestro software, es muy fácil seguir el progreso de las distintas etapas: plazos, recordatorios, distribuir la asignación de tareas entre personas, dar seguimiento a este despacho … Cada miembro del equipo puede así tener acceso al seguimiento de sus propias tareas, pero también a beneficiarse de una visión más global de la marcha del evento, para contribuir a él lo mejor posible.

No solo es necesario tener controladas las diferentes etapas de un evento, sino también, en paralelo, poder conocer, al momento, varios temas transversales que deben realizarse simultáneamente, sin poder atrasarse en uno u otro sentido.

Calibrar esta organización de forma precisa e ideal lo antes posible le permite avanzar con calma en los diversos aspectos del evento y evitar muchos riesgos de errores.

Augure ofrece así una gestión más fluida y tranquilizadora en la preparación y en el seguimiento del evento, paso a paso, mediante herramientas colaborativas sencillas y eficaces.

Esta organización preestablecida puede, por supuesto, ser ajustada en el tiempo, y basarse en una gran adaptabilidad con respecto a sucesos imprevistos más o menos previsibles durante la celebración del propio evento. No obstante, cuando se consideren, de antemano, las complicaciones más potenciales, en cuanto a los riesgos inherentes al evento en general o al propio evento (lugar, ponentes, prestadores de servicios, fecha, perfil del invitado, miembros de su equipo, etc.) esto, a menudo, evita miedos innecesarios y fuentes de estrés adicional.

Además, tenga en cuenta que un evento rara vez se gestiona solo internamente. Casi siempre se incluyen a los proveedores, a veces muy numerosos (lugar, catering, animación, música, anfitriones / azafatas, iluminación, decoración, transporte, producción audiovisual, tour operador, alojamiento, diseño, seguridad, mobiliario, técnica, etc.).

La coordinación efectiva de todos ellos es la base del éxito del evento. Como se mencionó anteriormente, la herramienta Augure permite integrarlos completamente en la gestión del evento. Podemos ver qué socio es elegido para qué servicio, sus datos de contacto, en qué etapa se encuentra el intercambio en función de lo que nos debe y lo que debemos brindarle (recomendación, firma de contrato, selección de detalles de servicios, pruebas, castings, entrega…), dentro de qué plazo (con recordatorios si es necesario), incluso con respecto a las finanzas.

Seguimiento presupuestario actualizado, sin sorpresas desagradables

La parte presupuestaria también es un punto complejo pero imprescindible en cualquier caso.

Cumplir con el presupuesto, o al menos controlarlo, es delicado, aunque importante. A menudo es difícil, si no imposible, determinar un presupuesto preciso desde el inicio del evento. Por otro lado, es habitual tener una dotación presupuestaria asignada a la que hay que ajustarse lo mejor posible para no salirse de ella.

Por lo tanto, los aspectos financieros serán esenciales a tener en cuenta en la elección de los distintos proveedores / servicios, por supuesto, pero más allá de la elección inicial, será necesario tener éxito en ceñirse, al presupuesto, de manera aproximada. Sin embargo, un evento varía y muchas veces sufre modificaciones durante la preparación del mismo, debido a ciertas elecciones que solo se pueden determinar en el último momento o casi, que luego se presupuestan en las previsiones, pero cuyo uso es incierto. El número final y exacto de asistentes, por ejemplo, siempre es una previsión pero no una certeza, por eso hay que saber combinar un rigor real pero ligado a una cierta flexibilidad, que es bastante obligatoria.

Además, más allá de la cantidad a pagar, los términos también pueden diferir mucho. Así, los prestadores de servicios podrán operar de manera diferente en cuanto a anticipos, pago en varias etapas, plazos variables para el saldo … sin embargo, es necesario tener éxito en controlarlo todo, sea cual sea el caso.

Para no agobiarse por determinados gastos, poder anticipar determinadas contingencias, respetar plazos y plazos de pago, es imprescindible disponer de una herramienta que coordine todas estas acciones.

Por eso Augure ofrece dentro de su software este seguimiento del presupuesto y sobre todo, en tiempo real.Proporciona una descripción general de los datos presupuestarios, el progreso de los gastos con respecto a cada partida presupuestaria, el presupuesto general planificado, las facturas ya pagadas vs. lo que queda por pagar, fechas de vencimiento, etc.

Contar con dicho software permite organizar mejor los gastos y, sobre todo, evitar sorpresas económicas desagradables, perjudiciales para el evento y su organizador.