Invitar a los periodistas adecuados con una invitación exitosa

Una vez que hayas determinado los periodistas a los que deseas convocar y recibir en el evento, es muy fácil crear tu lista de correo, a partir de tu propia base de contactos y/o importando otros.

Es conveniente diseñar invitaciones llamativas y atractivas para motivar a los periodistas, que son muy solicitados, a participar en tu evento de prensa (más allá del interés del encuentro y de las posibilidades de los periodistas, que por supuesto siguen siendo el núcleo del éxito de cualquier evento…).

Por ello, la herramienta de Augure te ayuda a generar invitaciones de calidad, diseñándolas directamente desde el software o integrando una creación visual realizada por un diseñador gráfico.

En el caso de un evento recurrente, con un código gráfico mantenido voluntariamente, es posible crear una plantilla preestablecida. Gracias a las plantillas generadas en Augure, las próximas invitaciones pueden crearse muy rápidamente, con sólo actualizar la información que has cambiado (fecha, programa, lugar…).

Nuestra herramienta de creación de invitaciones es sencilla, eficaz e intuitiva. Asegura un diseño limpio y armonioso, ofreciendo un resultado profesional, incluso sin un diseñador gráfico.

La maquetación puede adaptarse fácilmente para respetar el tipo de documento (invitación con más o menos elementos visuales, o incluso sólo gráficos) y garantizar su buena legibilidad.

Desde nuestra herramienta, también puedes personalizar la invitación para tener un aspecto más personalizado a la hora de enviarla.

Augure te permite entonces enviar la invitación fácilmente, asegurando la correcta distribución de cada invitación. Para seguir la buena distribución de cada invitación, y luego la reacción del invitado, Augure ofrece un seguimiento eficiente y en tiempo real, mostrando las aperturas y acciones de los correos electrónicos. Esta visibilidad en tiempo real te permite hacer un seguimiento de los participantes que aún no han respondido.

Gestión de respuestas, acreditaciones y acogida de invitados

Dentro de esta invitación, se pueden integrar varias opciones y menciones, generalmente vinculadas al formulario de respuesta.

En caso de respuesta negativa, puede ser relevante saber si el periodista desea recibir el dossier de prensa, entrevistar a uno de los ponentes en otro momento, etc.

Si el periodista confirma que vendrá, puede ser útil conocer otras peticiones que se deben rellenar de antemano, para adaptarlas a tu evento, por ejemplo: ¿deseas una entrevista adicional / participar en un taller? ¿Necesitas un equipo específico? ¿Piensas quedarte al cóctel? ¿Deseas reservar una prueba in situ? ¿A qué mesa redonda tienes previsto asistir? ¿Necesitas una plaza de aparcamiento? …

A partir de la información recogida durante las respuestas, Augure permite editar las invitaciones y las acreditaciones.

Gracias a la integración de un código QR, no sólo se optimiza la recepción el día D del evento, sino que se contribuye a un mejor seguimiento en la relación: correo electrónico de agradecimiento a los asistentes, envío de fotos, vídeos…

Simplifique la coordinación, el presupuesto y el análisis de su evento

Augure también facilita la organización colaborativa de un evento, así como su seguimiento presupuestario. Augure interviene concretamente permitiendo a cada actor actualizar y visualizar el progreso en las sucesivas etapas del evento, mediante un seguimiento de las tareas de su propia gestión, pero también mediante una visibilidad más global.

Augure ofrece una gestión más fluida y tranquilizadora en la preparación y el seguimiento, paso a paso, a través de herramientas de colaboración sencillas y eficaces. Augure ayuda a trabajar con una mejor coordinación de las personas internas y los proveedores de servicios implicados, a veces muy numerosos: lugar de celebración, catering, entretenimiento, música, anfitriones/anfitriones, iluminación, decoración, transporte, producción audiovisual, operador turístico, alojamiento, etc.

El presupuesto es también una parte compleja pero esencial de cualquier evento. Augure ayuda a seguir, en tiempo real, la evolución del presupuesto, tanto en los importes que deben respetarse, sin verse desbordados por los gastos imprevistos, como en los plazos de pago que deben cumplirse a tiempo.

Disponer de un software de este tipo permite organizar mejor los gastos y, sobre todo, evitar desagradables sorpresas financieras, perjudiciales para el evento y su organizador.

Por último, Augure integra en su software una eficaz solución de informes para analizar tu evento, tu ROI y tus puntos de mejora. Este informe se genera a partir de indicadores específicos, que se decidirán en función de los objetivos y puntos de atención de cada cliente.