Team und Dienstleister: die gemeinsame Organisation erleichtern

Ein Event zu organisieren, ist ebenso komplex und spannend, wie ein Orchester zu dirigieren.

Die Durchführung einer Veranstaltung erfordert meist eine äußerst präzise Organisation sowie die Koordination vieler beteiligter Personen. Tatsächlich kommt es nur selten vor, dass eine einzelne Person eine Veranstaltung alleine betreut. Und selbst wenn das Event durch das Engagement eines Projektleiters oder Veranstaltungsdirektors voranschreitet, ist es oft das Ergebnis von Teamarbeit.
Das effektive Management eines abgestimmten Zeitplans und eine harmonische Aufgabenverteilung sind bei einer Veranstaltung unerlässlich.

Hier setzt Augure ganz konkret an und ermöglicht die Vereinfachung dieser Abstimmung. Dank unserer Software ist es ganz einfach, den Fortschritt der verschiedenen Schritte zu verfolgen, Fristen und Erinnerungen zu integrieren, die Aufgaben zwischen den Personen zu verteilen, den Versand zu verfolgen … Jedes Teammitglied kann so auf die Nachverfolgung der Aufgaben seiner eigenen Gruppe zugreifen, den Fortschritt der Veranstaltung aber auch das Gesamtbild beobachten, um so gut wie möglich dazu beizutragen.
Sie müssen nicht nur in den aufeinanderfolgenden Phasen einer Veranstaltung vorankommen, sondern auch parallel an mehreren übergreifenden Themen gleichzeitig arbeiten, ohne bei einem davon in Rückstand zu geraten.
Die exakte und idealerweise möglichst weit im Vorfeld stattfindende Abstimmung dieser Organisation lässt Sie bei den verschiedenen Aspekten der Veranstaltung gelassen vorgehen und viele Fehlerrisiken vermeiden.

Augure bietet ein flüssigeres und zuverlässigeres Management der Vor- und Nachbereitung in jeder Phase – durch einfache und effiziente kollaborative Tools.

Diese vorab festgelegte Organisation kann natürlich bei Bedarf angepasst werden, da Veranstaltungen häufig ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit an mehr oder weniger vorhersehbare Eventualitäten erfordern. Wenn jedoch im Vorfeld möglichst viele potenzielle Komplikationen im Hinblick auf Veranstaltungsrisiken im Allgemeinen oder auf die konkrete Veranstaltung selbst (Ort, Referenten, Dienstleister, Termin, Gästeprofil, Teammitglieder usw.) bedacht werden, erspart dies oft unnötige Sorgen und zusätzliche Stressfaktoren.

Außerdem sollte klar sein, dass ein Event selten nur intern verwaltet wird. Fast immer sind Dienstleister, manchmal sogar sehr viele, involviert: Veranstaltungsort, Catering, Animation, Musik, Hosts/Hostessen, Beleuchtung, Dekoration, Transport, audiovisuelle Produktion, Reiseveranstalter, Unterkunft, Design, Sicherheit, Mobiliar, Technik, etc.

Eine effiziente Koordination all dieser Dienste ist das Herzstück erfolgreicher Veranstaltungen. Alle Dienstleister können mit dem Augure-Tool vollständig in das Management der Veranstaltung integriert werden. Sie sehen, welcher Partner für welche Dienstleistung ausgewählt wurde, seine Kontaktdaten, in welchem Stadium sich der Austausch befindet, was er uns schuldet und was wir zu leisten haben (Empfehlung, Vertragsunterzeichnung, Auswahl der Leistungsdetails, Tests, Castings, Lieferung …), in welchem Zeitrahmen (ggf. mit Mahnungen), auch in finanzieller Hinsicht.

Eine durchgängige Budgetverfolgung ohne böse Überraschungen

Auch das Budget ist bei jedem Event ein komplexer und entscheidender Punkt.
Seine Einhaltung oder zumindest die Nachverfolgung ist heikel, aber wichtig. Oft ist es schwierig, wenn nicht gar unmöglich, zu Beginn des Events ein genaues Budget festzulegen. Andererseits haben Sie vielleicht auch ein vorgegebenes Budget, an das Sie sich möglichst halten müssen.

Die finanziellen Aspekte werden also bei der Wahl der verschiedenen Dienstleister/Leistungen eine wesentliche Rolle spielen, aber auch über die anfängliche Wahl hinaus sollte es gelingen, im Budget zu bleiben. Ein Event verändert sich jedoch und passt sich oft im Laufe des Geschehens an, zumal bestimmte Entscheidungen erst im letzten oder beinahe letzten Moment gefällt werden können. Auch diese müssen in die Budgetplanung integriert werden, obwohl ihr Einsatz ungewiss ist. Die endgültige und exakte Anzahl der Anwesenden bleibt zum Beispiel immer nur eine Prognose, weshalb es dringend erforderlich ist, penible Genauigkeit mit einer gewissen Flexibilität zu kombinieren.

Darüber hinaus können neben zu zahlenden Beträgen auch die Konditionen stark voneinander abweichen. Dienstleister agieren unterschiedlich, was Vorschüsse, Ratenzahlungen, verschiedene Zahlungsfristen für die Restsumme usw. angeht.

Um nicht von Ausgaben erdrückt zu werden, ist es nahezu unumgänglich, bestimmte Gefahren vorhersehen zu können, die Zahlungsbedingungen und -termine einzuhalten und über ein Tool zu verfügen, das all das koordiniert.
Deshalb bietet Augure in seiner Software diese präzise und vor allem in Echtzeit stattfindende Nachverfolgung des Budgets.
Sie liefert Ihnen einen Gesamtüberblick über die Budgetdaten, den Fortschritt der Ausgaben in Bezug auf jeden Posten, das Gesamtbudget, die bereits bezahlten Rechnungen im Vergleich zu dem, was noch zu bezahlen ist, die Zahlungsfristen usw.

Mit einer solchen Software können Sie die Ausgaben besser organisieren und vor allem unangenehme finanzielle Überraschungen, die für die Veranstaltung und ihren Organisator nachteilig sind, vermeiden.