Die Beziehungen im Überblick

Mit Augure lassen sich Meetings einfach und effizient organisieren – von der Erstellung des Treffens bis hin zu seiner Nachbesprechung und -verfolgung.

Unsere Software ermöglicht ein permanentes und vollständiges Tracking Ihres gesamten Austauschs mit jedem institutionellen Kontakt. Sie zeichnet die gesamte Historie der Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem Mandatsträger nach: frühere Korrespondenz (Daten, Themen usw.), letzte Treffen, durch welche(n) Mitarbeiter, besprochene Themen, nächste Treffen usw.
Diese chronologische Übersicht kann sehr nützlich bei der Beobachtung sein, ob wichtige Kontakte angesprochen wurden, in welchem Stadium sich die Treffen befinden, ob noch Meetings anstehen usw. Wie immer geht jede Meeting-Übersicht durch einen Klick auf das Terminformular auf und zeigt dann alle Informationen zum jeweiligen Gespräch an.

Ein Benachrichtigungssystem innerhalb der Software kann einen User z. B. auch darauf aufmerksam machen, wenn ein neues Beziehungselement für einen „seiner“ getrackten Mandatsträger hinzukommt (ein neues Meeting steht an, ein neuer Brief ist eingegangen …).

Augure sammelt alle Elemente der Beziehung innerhalb der gleichen Software, ganz gleich, ob es sich um einen individuellen Termin, ein Event oder Korrespondenz (Mail oder Post …) handelt.

Wenn Sie also all diese Informationen an einem Ort gruppiert und optimiert haben, haben Sie eine bessere Übersicht über die laufenden, ausstehenden und zukünftigen Aktionen für einen bestimmten Mandatsträger oder übergreifend für ein Thema oder eine Art von Kontakt.

Vorbereitung und Management von Meetings

Jedes Treffen mit institutionellem Publikum sollte durch die Erfassung verschiedener Arten von Informationen gut vorbereitet werden. Augure vereinfacht diese Vorbereitung für Sie, indem es alle nützlichen Informationen automatisiert und übersichtlich an einem Ort sammelt.

Zunächst einmal sollten Sie die Biografie und alle notwendigen Informationen zur Person/Funktion zur Hand haben.

Das Datenblatt enthält außerdem die Historie der Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem gewählten (oder nicht gewählten) Mandatsträger: Korrespondenz, letzte Treffen (und besprochene Themen), welche(r) Mitarbeiter/welche Abteilung, nächste Treffen usw.

Schließlich listet jedes Datenblatt zusätzlich zu den Informationen, die für den Mandatsträger spezifisch sind, die „praktischen“ Informationen zur Sitzung auf: Datum, Teilnehmer, Format, Ort, Person, die die Sitzung geleitet hat, Kontaktdaten, Hauptgegenstand bzw. Thema usw.

Da für jedes Meeting ein Datenblatt angelegt wird, ist es einfach, nach einem bestimmten Treffen zu suchen oder das Datenblatt zu exportieren. Dieser Export liefert mit einem Klick alle zuvor erfassten Informationen, die für den reibungslosen Ablauf des angesetzten Meetings notwendig sind.

Das macht es auch einfacher, mit unvorhergesehenen Ereignissen und Planänderungen umzugehen. So ist es beispielsweise möglich, einen Termin einfach neu zu vergeben, wenn die ursprünglich vorgesehene Person verhindert ist, wobei natürlich alle vorbereiteten Informationen in das Datenblatt übernommen werden.

Wiedergabe und Tracking, sensible Punkte und HATVP-Erklärung

Die Wiedergabe des Meetings spielt beim Management von institutionellen Beziehungen eine essenzielle Rolle. Generell sollte die Person, die für diese Wiedergabe zuständig ist, im Voraus bestimmt (und im dafür vorgesehenen Datenblatt vermerkt) werden.

Der nach dem Meeting erstellte Bericht erlaubt Ihnen, eine Zusammenfassung des Termins mit einem Protokoll über die besprochenen Themen, die Tonalität des Treffens, die Entwicklung der Beziehung/des Wissens vor vs. nach dem Termin, die damit verbundenen Kosten usw. zu erstellen. Die Ergänzung von Anhängen und/oder zugehörigen Berichten in der Software ist überaus einfach.

Je nach Vertraulichkeitsstufe und entsprechend gewünschter Freigabe ist es möglich, Dokumente vertraulich oder nur für bestimmte User zugänglich zu machen.

Die besprochenen Themen können innerhalb vordefinierter Themengebiete gewählt, aber auch über Unterkategorien, Schlagwörter, freie Felder usw. formuliert werden. Oft ist es ratsam, sie in eine spezifische Klassifizierung (zumindest im Rahmen von Hauptthemen) einzubinden, was ihre Analyse und funktionsübergreifende Lesbarkeit nach Themen bei Bedarf erheblich erleichtert.

Dieser Schritt ermöglicht es auch, die sensiblen Punkte, die betont oder sogar dringend an die Geschäftsleitung gemeldet werden müssen, effektiv hervorzuheben und generell alle nützlichen Details zu erwähnen.

Über die eigentliche Wiedergabe des Meetings hinaus ermöglicht die Augure-Software auch die Verknüpfung mit anderen integrierbaren Aktionen, je nachdem, welche Folgemaßnahmen dieses Meeting haben soll: Versand von Dokumenten, Festlegung eines zusätzlichen Termins, Benachrichtigung einer Organisation/Institution etc.

Mit der Augure-Software können Sie auch Felder im Zusammenhang mit der Erklärung für die HATVP ausfüllen. Das vereinfacht diese klare und unumgängliche Verpflichtung erheblich und sorgt für eine leichte Erkennung der Aktivitäten, die der HATVP gemeldet werden müssen. Diese clevere Funktion begrenzt das Risiko von Auslassungen oder Fehlern in diesem Bereich.

Wie immer bei der Augure-Software werden die Kriterien für die Wiedergabe und Analyse von Meetings nach den Anforderungen und Besonderheiten des Kunden individuell gestaltet. Dieser Bericht nutzt auch langfristig, um die Entwicklung einer Beziehung über aufeinanderfolgende Termine hinweg zu analysieren.