Sein Publikum ermitteln

Der erste Schritt bei einem Event besteht darin, den Typ der Veranstaltung, ihren Zweck und die Art der Personen, an die sie sich richtet, zu bestimmen. Zunächst einmal ist es wichtig, zwischen zwei Hauptkategorien von Publikum zu unterscheiden: Fachbesucher und breite Öffentlichkeit.

Innerhalb dieser beiden großen Gruppen können die Gästeprofile sehr unterschiedlich sein. Tatsächlich können professionelle Events auch nur firmeninterne Veranstaltungen sein (Firmenfeier, Tagung …). In diesem Fall betreffen sie lediglich die Mitarbeiter oder sogar nur einen Teil von ihnen (z. B. Managementseminar). Manchmal ist das Publikum gemischter: intern, aber zum Beispiel auch anlässlich einer Firmenfeier, zu der auch Kunden oder Partner eingeladen sind.
Schließlich können sie auch für ein professionelles, externes und potenziell viel breiteres Publikum gedacht sein: Eröffnung, Themenkonferenz, Kongress, Medienkonferenz, Messe …

Veranstaltungen für die breite Öffentlichkeit sind ebenfalls sehr vielfältig, allein schon in Bezug auf ihre Art, Größe und Teilnehmerzahl. Die Herangehensweise ist eine völlig andere, wenn es sich z. B. um eine Sportveranstaltung, eine Verbrauchermesse, ein Festival, eine Ausstellung, eine festliche Versammlung, eine Einweihung usw. handelt.

Außerdem unterscheidet sich das Publikum stark, je nachdem, ob es sich hauptsächlich aus jungen Erwachsenen, älteren Menschen, Familien, Singles, Studenten, Kindern … zusammensetzt. Auch die Methoden der Ansprache können sehr unterschiedlich sein, je nach Thema der Veranstaltung und dem Stil der erwarteten Personen: Künstler, Sportler, Partygänger, Gamer, Mütter, Geeks, Landwirte …

 Kennen Sie Ihr Event? Kennen Sie das Zielpublikum? Dann müssen Sie nur noch Ihre Liste eingeladener Kontakte erstellen …

Kontaktliste erstellen oder importieren

Der erste Schritt einer Veranstaltung betrifft die Einladung und besteht darin, die einzuladenden Personen zu identifizieren. Dazu haben Sie verschiedene Möglichkeiten: Sie haben bereits eine eigene Liste von Kontakten, Sie kaufen eine Kontaktliste nach verschiedenen Kriterien, Sie haben identifizierte, aber an mehreren Orten hinterlegte Kontakte …

Im Augure-Tool können Sie ganz einfach Ihre Gästeliste generieren. Kontakte, die Sie identifiziert haben, geben Sie in Ihre Kontaktdatenbank ein, die nach und nach wächst.

Wenn Sie bereits eine Liste mit Kontakten haben (die Sie zuvor selbst erstellt oder gemietet/gekauft haben), ist es noch einfacher. Sie müssen sie einfach nur in unsere Software importieren!

Es ist natürlich möglich, die verschiedenen Methoden zu kombinieren, um beispielsweise eine erste Liste zu importieren und diese dann im Laufe der Zeit um neue Kontakte zu erweitern.

Der „kollaborative“ Ansatz einer Veranstaltung wurde von Augure berücksichtigt und wird durch seine Software bei jedem Schritt, beginnend mit der Integration von Kontakten, erleichtert. In der Tat bringt ein und dieselbe Veranstaltung oft mehrere Personen, Abteilungen (z. B. PR-Team, Vertriebsteam, Management-Team) oder zumindest mehrere Einladungsquellen zusammen. Außerdem können Sie mit Augure mehrere Kontaktlisten importieren; die Software löscht dann automatisch doppelte Kontakte, aber jeder weiß immer, ob die Gäste von diesem oder jenem Team kommen.

Aus Ihrer Kontaktdatenbank müssen Sie nur noch die gewünschten Gäste für eine bestimmte Veranstaltung nach den von Ihnen selbst festgelegten Kriterien auswählen.
Je nach Zielgruppe können Sie z. B. eine Altersgruppe, einen Beruf, ein geografisches Gebiet, den Familienstand usw. als Indikator verwenden.