Management der Antworten auf Einladungen

Um die Antworten und das Tracking der Registrierungen besser verwalten zu können, hat Augure verschiedene Funktionen in seine Software integriert.

Unser Tool organisiert so die Antworten und bietet ein sofortiges Tracking der Entwicklung der Anmeldungen in Echtzeit. Durch diese aktuelle Sichtbarkeit können Sie Teilnehmer, die noch nicht geantwortet haben, bei Bedarf nachfassen.

Je nach gewählter Methode kann Augure schrittweise anhand der „einfachen“ Antworten der eingeladenen Kontakte per Rückmail aktualisiert werden, aber im Allgemeinen wird es effizienter und einfacher sein, die von Augure angebotene Möglichkeit zu nutzen, direkt ein Antwortformular in die Einladung zu integrieren. Auf diese Weise verarbeitet die Software automatisch alle Antworten, ob negativ, ausstehend oder positiv.

Das Augure-Tool hat außerdem den Vorteil, dass es sich leicht mit anderen Systemen verknüpfen lässt. Oft ist es beispielsweise sinnvoll, direkt mit dem Ticketing-System verbunden zu sein. So hat der eingeladene Kontakt nicht nur einen einfachen Zugang zum Ticketing-System, sobald er die Einladung zu seinem Platz erhält, sondern dies ist auch wichtig, um bei Bedarf einen Überblick über die Anzahl der Anmeldungen zu haben.

Beim Umgang mit den Antworten auf Einladungen gibt es noch mehr zu beachten: Häufig wird eine Einladung für 2 (oder mehr) Personen ausgesprochen. Für eine effiziente Verwaltung der anwesenden Personen, einschließlich der Erstellung von Badges, ist die Kenntnis dieser Daten notwendig, um die Begleitpersonen den registrierten Personen zuzuordnen.

Schließlich können bestimmte Gruppen von einem „Sonder-Status“ profitieren, zum Beispiel Journalisten oder „VIP“-Gäste. Diese Premium-Gäste benötigen auch Premium-Akkreditierungen oder Badges, die bereits bei der Erfassung der Antworten berücksichtigt werden müssen – insbesondere, wenn sie eine Sonderbehandlung (Transport, Catering, Hotel, vorherige Besprechung usw.) bekommen.

Erstellung von Badges und Empfang der eingeladenen Kontakte

Anhand der aus den Antworten gesammelten Informationen ermöglicht Augure die Erstellung von Badges, um den Empfang der Veranstaltung am Tag X zu organisieren.

Sie können wählen, welche Informationen darauf stehen. Dazu gehören natürlich die klassischen Angaben wie Nachname, Vorname und Firma, aber es ist auch möglich, andere Informationen zu integrieren.

Die Gäste können sich den verschiedenen Personen, die sie treffen, ausweisen (Messestand, Vorführung …), was den Informationsaustausch sehr erleichtert. Musste man früher bei jedem Gespräch Kontaktdaten notieren oder eine Visitenkarte überreichen, so spart ein Badge bzw. ein „Ausweis“ wertvolle Zeit.

Anhand der Badges sollte auch schnell erkennbar sein, ob es sich um einen „besonderen“ Gast, einen Journalisten oder VIP handelt. Eine besondere Erwähnung sollte bei ihrer Ankunft leicht erkennbar sein, damit sie an Ort und Stelle ordnungsgemäßen Zugang zu den spezifischen Orten und/oder Privilegien, auf die sie ein Anrecht haben, bekommen.

Dank der Integration eines QR-Codes kann die Augure-Software automatisch die Anwesenheit des Gastes erfassen. Das erlaubt die Nachverfolgung des Erlebnisses durch das Versenden einer Dankes-E-Mail, von Fotos, Videos usw., die während der Veranstaltung aufgenommen wurden, an die Teilnehmer.
Der QR-Code kann sich auch als nützlich erweisen, um Kontakte zu identifizieren, die systematisch positiv auf Einladungen reagieren, letztendlich aber nie erscheinen. So können Sie Ihre Gäste für die nächste Veranstaltung besser ansprechen.