Die Erstellung und Übermittlung von Pressemitteilungen, Pressemappen und Newslettern ist ein wesentlicher Bestandteil der Pressearbeit. Die übermittelten Informationen müssen gut lesbar sein und von den betreffenden Journalisten wertgeschätzt und aufgenommen werden.

Diese wichtige Aufgabe erweist sich häufig als recht zeitaufwendig. Aus diesem Grund ermöglicht die Augure-Lösung nicht nur eine einfache und schnelle Erstellung und Übermittlung jeder Kommunikation, sondern auch ihre effiziente Nachbereitung.

Ein leistungsfähiger Editor für das Layout von Mitteilungen

Die Erstellung und Übermittlung von Inhalten für die Presse ist das Herzstück des PR-Geschäfts. Je nach Art und Zeitpunkt der Nachricht werden verschiedene Medien favorisiert, wie z. B. Pressemitteilung, Pressemappe, Presse-Flash, Newsletter …

Eine gute Darstellung der zu vermittelnden Botschaft ist wesentlich, inhaltlich wie auch optisch. Je nach Kommunikation kommt manchmal noch die Printversion zum Einsatz. Allerdings werden die meisten Nachrichten heute per E-Mail versendet. Tatsächlich ist aufgrund der Gewohnheiten und der Unmittelbarkeit vieler Nachrichten der sofortige Empfang eines Dokuments nach seinem Versand wesentlich geworden, was natürlich dazu führt, dass die meisten Elemente über das Internet gesendet werden.

Der Austausch per E-Mail ist besonders intensiv – und Journalisten erhalten so viele E-Mails, dass man unbedingt darauf achten sollte, eine gut lesbare und ansprechende Nachricht zu versenden.
Tatsächlich wird sich der Journalist natürlich eher von einem angenehmen Layout angesprochen fühlen und vor allem von einem, das die Botschaft schnell und effizient vermittelt. Muss ein Journalist sich besonders anstrengen, um eine wenig klare, wirre E-Mail zu lesen, wird er dies normalerweise nicht tun.

Es gibt eine Reihe von IT-Lösungen, teils Datenbank-integriert, teils nicht, die zur Erstellung des Layouts einer Pressemitteilung genutzt werden können. Oft weisen sie allerdings Mängel auf. Zum Beispiel scheint das Layout in der Vorschau zunächst korrekt zu sein, verändert sich aber während der Testphase und wird unleserlich (Textteile, die ihre Größe oder Schriftart ändern, usw.).

Unser Layout-Tool ist einfach, effizient und intuitiv.
Unabhängig vom Inhalt (Pressemitteilung, Newsletter, Einladung …) ist es dank eines „Drag & Drop“-Systems und einer einfachen „Copy & Paste“-Funktion, beispielsweise für  Text, der einfachen Integration von Bildern und angehängten Dateien sehr benutzerfreundlich. Das Layout wird angepasst, sodass es zur Art des Dokuments (Newsletter oder andere) passt und seine gute Lesbarkeit gewährleistet.

Um ein wiederkehrendes Layout, eine vordefinierte Vorlage wieder aufzunehmen, arbeitet das Augure-Tool mit Templates. So ist das Layout mit Grafik- und Textelementen, die von einer Kommunikation in eine andere übernommen werden, schnell erstellt.

Das garantiert ein sauberes Layout mit einer professionellen Darstellung, ohne dass hierfür ein Grafikdesigner benötigt wird.
Und auch wenn sich mehrere Personen um das Layout kümmern (mehrere Kollegen innerhalb einer Agentur für einen Kunden), ist durch diese Arbeitsweise eine visuelle Einheitlichkeit gewährleistet.

Darüber hinaus lassen sich mit unserer Software auch Pflichthinweise wie DSGVO-Mitteilungen automatisch integrieren. Das ist bequem und beruhigend für den Absender, der dann nicht mehr daran denken muss, sie bei jedem Versand manuell zu ergänzen.

Die Online-Erstellung von Pressemitteilungen und Newslettern mit dem Augure-Tool ist wirklich einfach und schnell, was eine Zeitersparnis für den Pressesprecher bedeutet und gleichzeitig ein qualitativ hochwertiges Ergebnis, das von Journalisten geschätzt wird, gewährleistet.

Ein korrektes Layout auf allen Endgeräten

Heutzutage werden E-Mails auf ganz unterschiedlichen Endgeräten gelesen. Ein Journalist wechselt regelmäßig zwischen verschiedenen digitalen Arbeitsmitteln: Computer, Tablet und Smartphone. Vor allem mobile Geräte werden zunehmend genutzt, nicht nur während des normalen Arbeitstags, sondern vor allem auch unterwegs.

Aus diesem Grund formatiert das Augure-Tool Pressemitteilungen, Newsletter und Einladungen, wenn möglich, automatisch im Responsive Design, um die Darstellung zu verbessern – ganz gleich, auf welchem Endgerät.

Die Augure-Software ermöglicht die Generierung von HTML-Code für Newsletter und Pressemitteilungen. Dieses Format garantiert eine einfache Integration und Übermittlung, ohne unangenehme Überraschungen beim Layout. Dank HTML-Code behält die Kommunikation ein ästhetisches, klares und leicht teilbares Design ohne Einbußen bei der Qualität.
Die Nutzung von HTML kann sich übrigens weiterentwickeln, ein HTML-Code kann z. B. mehrere CSS-Dateien anbieten, um sich im Rahmen des Responsive Designs so gut wie möglich anzupassen.
Darüber hinaus sind unsere HTML-Codes sauber und konform, sodass sie von Messaging-Diensten nicht zurückgewiesen werden.

Dank seines integrierten fortschrittlichen Layout-Tools garantiert Augure jedem Pressesprecher oder Unternehmen ein qualitativ hochwertiges Mailing an Journalisten – mit einem ästhetischen und klaren Layout, unabhängig von den Lesebedingungen. Es hilft Journalisten, die Nachricht zu lesen, und vermeidet das Risiko eines unleserlichen oder inkompatiblen Layouts. Damit vermittelt es ein qualitativ hochwertiges Bild der versendenden Agentur oder des Inserenten.

Eine Übermittlungslösung, die die Zustellbarkeit und das Tracking sicherstellt

Augure legt großen Wert auf die gute Zustellbarkeit von E-Mails, d. h. ihre Fähigkeit, den Posteingang des anvisierten Kontakts zu erreichen.

Abgesehen von nicht korrekten E-Mail-Adressen, einem Fehler, der zur Rücksendung von E-Mails führen kann, ist es wichtig, dass Ihre Nachricht nicht „gefiltert“ wird. Es gibt nämlich eine Reihe von Kriterien innerhalb des Messaging-Systems und/oder der IT-Abteilung des Empfängers, die den ordnungsgemäßen Empfang der Nachricht behindern können.

Ein wohlbekannter Grund für die Ablehnung einer E-Mail ist z. B. ihre Größe, die aufgrund eines zu großen Anhangs die zulässige Grenze überschreitet.
Aber es gibt noch viele andere Kriterien für das Blockieren oder Löschen einer Mail, die mehr oder weniger bekannt und möglichst zu verhindern sind: so beispielsweise die IP-Adresse des Absenders, bestimmte visuelle Elemente, Spam-Wörter, die Sauberkeit und Konformität des HTML-Codes, elektronische Authentifizierungssysteme usw.

Es besteht dann ein hohes Risiko, dass die gesendete E-Mail im Spam-Ordner Ihres Empfängers landet, oder – noch schlimmer – als „gefährlich“ eingestuft und/oder gelöscht wird.

Deshalb sorgt Augure dank „BOUNCE DKIM DMARC“-Deklarationsmethoden und seinem Online-Content-System dafür, dass alle Ablehnungskriterien beachtet werden, damit Ihre Nachricht die Filter respektiert und somit Ihre Empfänger problemlos erreicht.

Zu jedem Versand sind in unserem Tool präzise Statistiken verfügbar. Sie finden ein Tracking von Öffnungen, Bounces, Klicks, Downloads …

Dieses integrierte Echtzeit-Tracking ist besonders relevant, um den erneuten Versand oder Erinnerungen laufend präzise anzupassen. Es kann zum Beispiel sinnvoll sein, bei einem wichtigen Journalisten, der die E-Mail anscheinend nicht gesehen hat (weil sie nicht geöffnet wurde), obwohl er bekanntermaßen an dem Thema interessiert ist, nachzufassen. Vielleicht rufen Sie ihn dann einfach an und sprechen mit ihm darüber, wobei Sie ihm mit einem Gespräch natürlich einen Mehrwert zur E-Mail anbieten.
Andererseits kann diese Echtzeit-Sichtbarkeit der Aktionen nach einem Versand (Öffnen, Klicken usw.) auch bei der Bestimmung helfen, wer vorrangig zu kontaktieren ist. In der Tat kann es bei der Beobachtung von Journalisten, die für das Thema augenscheinlich empfänglich sind und mehr wissen wollen, angezeigt sein, sie zu kontaktieren, um ihnen weitere Informationen und/oder zusätzliche Elemente anzubieten.

Und falls schließlich eine Mail nicht gut angekommen zu sein scheint (ungewöhnlich wenige Öffnungen) oder viele Abwesenheitsnotizen erhält, was z. B. zu bestimmten Zeiten (Sommerferien, Weihnachten …) vorkommen kann, ist es möglich, die Mail einfach erneut an die Personen zu senden, die sie beispielsweise nicht geöffnet haben. Auf diese Weise können Journalisten, die zum Zeitpunkt des Versands abwesend waren, die Mail leichter aus der Flut der ungelesenen Mails herausfiltern, während diejenigen, die sie bereits gelesen haben, nicht gespammt werden.

Dieses integrierte Tracking ermöglicht es außerdem, dem Kunden und/oder seinem Vorgesetzten genaue Informationen in Echtzeit zur Verfügung zu stellen. Je nach Erwartungen und Abfragen kann diese Suche eher pauschal sein, um erste Indikatoren zum Empfang einer kürzlich verbreiteten Kommunikationskampagne zu erhalten. Sie kann aber auch spezifischer sein und sich insbesondere an bestimmte Journalisten oder Medien richten, um herauszufinden, ob diese bereits davon Kenntnis erlangt haben oder nicht.

So stellen Sie dank unserer Broadcast-Lösung, die die Zustellbarkeit von Mitteilungen optimiert, sicher, dass Sie die meisten Ihrer Zielkontakte erreichen, ohne in einem der vielen E-Mail-Filter hängen zu bleiben. Darüber hinaus gibt Ihnen das Echtzeit-Tracking einen besseren Überblick über den Empfang der ursprünglichen Kommunikation und ermöglicht es Ihnen, Erinnerungen je nach Öffnungen und Aktionen anzupassen.